Am Ende des Jahres ist es an der Zeit für den Vorstand, einen Jahresbericht zu liefern. Er besteht aus zwei Teilen: dem Geschäfts- und dem Kassenbericht. Über den Kassenbericht schrieb ich kurz in einem früheren Artikel. Neben der Einnahmen-Ausgabenrechnung kommen jedoch noch einige weitere Aspekte dazu, die ich nächste Woche beleuchten werde. Heute konzentriere ich mich auf den Geschäftsbericht.
Zahlen, Fakten und Projektberichte … Weiß noch jemand was?
Der Geschäftsbericht richtet sich in erster Linie an den Vorstand und die Vereinsmitglieder. Er kann aber auch für Förderer, Sponsoren, Geldgeber, Interessierte, potenzielle Mitglieder oder auch Medien erstellt werden. Eigentlich ist er eine freiwillige Publikation und kann auch mündlich bei der Mitgliederversammlung vorgelegt werden – Anders als der Kassenbericht, welcher unbedingt schriftlich festgehalten werden muss.
Dabei geht es nicht darum, ein langweiliges Protokoll zu erstellen. Es ist eigentlich eine perfekte Gelegenheit, auf das sich zu Ende neigende Jahr zurückzublicken und damit abzuschließen. Außerdem kann der Geschäftsbericht eine wichtige Quelle für die Mitglieder sein. Er kann ebenfalls als effektives Werbemittel für Sponsoren sowie zur Medien- und Öffentlichkeitsarbeit dienen und als eine Art Visitenkarte auf die Homepage gestellt werden. Möglich ist auch, eine Vereinschronik daraus zu basteln, die gemeinsam mit den Mitgliedern bei der Mitgliederversammlung angeschaut wird. Seine Erstellung kann also auch Spaß machen! 🙂
Wie fangen wir an?
Schritt 1
Zuerst bespricht der Vorstand, ob und an wen – außer den Vereinsmitgliedern – sich der Geschäftsbericht richtet und welche Zwecke er erfüllen sollte. Je nach Zielpublikum werden andere Inhalte und Formen benötigt. Es besteht natürlich die Möglichkeit, mehrere Geschäftsberichte zu entwerfen.
Schritt 2
Aufteilung der Inhalte unter dem Vorstand und Entwurf der möglichen Gliederung.
Zum Geschäftsbericht sollten vor allem der I. und der II. Vorstand die Inhalte liefern. Natürlich können manche Inhalte unter Umständen von anderen Mitgliedern übernommen werden. Wichtig ist auch, dass der Schwerpunkt rechzeitig und klar gesetzt wird. Der Jahresbericht dient vor allem zur Entlastung des Vorstandes und Themen wie Finanzen, Aktivitäten und Organisation müssen auf jeden Fall darin vorkommen.
Hier eine Auswahl möglicher Themen:
Einführung/Begrüßung: Editorial des I. Vorstandes
Aktivitäten des Vorstands: Sitzungen, Beschlüsse
Bericht der Geschäftsstelle: Personelles, Besonderheiten
Ehrungen: Jubiläen, Auszeichnungen
Dank: Spender, Sponsoren, Mitglieder, Mitarbeitende, Ehrenamtliche
Aktivitäten des Vereins: Ereignisse, Aktionen, Veranstaltungen, Projekte, Anekdoten zur Organisation: Vorstand, Geschäftsleitung, Ressorts, Organigramm
Personelles: Mitgliederbewegung, Ein- und Austritte
Hinweise: Datum der nächsten Mitgliederversammlung, Hinweise auf bevorstehende Veranstaltungen.
Schritt 3
Wer schreibt was, wie und bis wann? Ein Redaktionsplan wird festgelegt.
Nun werden die konkreten Inhalte und Termine vergeben. Bilder, Diagramme, Grafik sind natürlich erlaubt und je mehr Kreativität an die Sache verwendet wird, desto mehr Spaß wird es machen. Wichtig dabei ist zu klären, in welcher Form der Jahresbericht verfügbar sein wird. Meine Empfehlung ist es, den Jahresbericht online zu erstellen – es spart Druckkosten und das Dokument ist überall und für jeden verfügbar.
Welcher Stil wird beim Jahresbericht eingesetzt?
– kein Bürokratendeutsch, bitte!
– positive Selbstdarstellung
– positive Selbstwahrnehmung
– kein Aufzählungscharakter.
Schritt 4
Nun kann die inhaltliche Arbeit beginnen.
Die Inhalte werden geliefert und zwar fristgerecht 🙂
Schritt 5
Korrekturenschleifen (Anzahl, Termine und Zuständigkeiten wurden im Schritt 4 besprochen)
Schritt 6
Druckabgabe / Versand der Daten an den Grafikern (was man beim Schritt 4 abgesprochen hat).
Checkliste für den Jahresbericht:
Der „eiserne“ Zeitplan wird erstellt, mit allen Terminen und Deadlines (I. Vorstand)
Der Schatzmeister ist rechtzeitig informiert, bis wann er/sie alle Berichte für den Jahresabschluss fertig haben sollte.
Der II. Vorstand ist informiert, bis wann er alle erforderlichen Auswertungen fertig haben sollte.
Die Projektleiter sind informiert, bis wann sie ihre Berichte, Informationen und Analysen liefern sollten.
Die Mitglieder werden informiert, wann der Jahresbericht präsentiert wird.
Möglicher Zeitplan für die Erstellung eines Jahresberichtes:
September: Schritt 1-4, Konzeption, Ideen sammeln, Festlegen der Termine und Zuständigkeiten.
Oktober: Schritt 6, Erstellung der Inhalte
November: Redaktionsschluss, erster Entwurf liegt vor und wird zur Korrektur abgegeben
Dezember: Rücklauf der Korrekturen, danach Änderungen zusammenführen und einarbeiten
Januar: Präsentation des Jahresberichtes.
Und wenn der Jahresbericht fertig ist:
Beispiele der Jahresberichte: