Es gibt jede Menge hilfreiche Organisationsprogramme, die die Arbeit schneller und effektiver machen (sollten). Hier eine Auflistung von den Programmen, die bei Ahoj Nachbarn verwendet werden.
Ahoj-Google-Kalender für Mitglieder
Damit alle Termine für jedes Mitglied zugänglich sind, haben wir einen Ahoj-Kalender über Google eingerichtet. Darin tragen wir alle Vereinstermine ein: Stammtische, Projekttreffen, etc. Für die Aktualisierung des Kalenders ist der 2. Vorstand zuständig, der mindestens einmal im Monat (meistens kurz vor dem Versand des internen Newsletters) die Termine aktualisiert.
Die Einrichtung des Kalenders ist sehr einfach. Man muss dazu einen Google-Account besitzen. Nach der Erstellung des Kalenders, fügt man unter „XXX“ neue Personen hinzu. Man kann auch den jeweiligen Personen unterschiedliche Rechte zuweisen.
Asana
Unsere größte Neuerung letztes Jahr war die Einführung des Organisationsprogrammes Asana. Entwickelt von Facebook-Mitgründer Dustin Moskovitz sollte Asana ursprünglich die interne Organisation von Facebook verbessern. Mittlerweile ist es das Hauptkommunikationsinstrument bei Pinterest, Dropbox und nicht zuletzt bei Ahoj Nachbarn.
Das Programm hilft den Fokus bei der Projektarbeit tatsächlich auf die Aufgaben zu richten, die Emails und Treffen werden dadurch abgekürzt.
Asana ist für Teams mit bis zu 15 Mitgliedern kostenlos und bietet in dieser Version alle Funktionen und Features, die auch zahlenden Nutzern zur Verfügung stehen.
2015 haben wir damit das erste Mal das Polnische Filmfestival Cinepol organisiert. Als Projektleiterin fand ich das Programm sehr hilfreich – die Anzahl der Emails sank, wir hatten alle Termine auf einen Blick, was die Arbeit erheblich erleichterte. Bald werde ich ausführlicher auf den Einsatz von Asana bei uns im Verein zurückkommen.
GoogleDrive
Nach einem Abenteuer mit Dropbox sind wir auf den Online-Speicher Google Drive umgezogen. Dropbox war uns irgendwann zu klein. Nun werden jegliche Ahoj- und Projektdokumente auf Google-Drive abgelegt.
MailChimp Newsletter
Seit November 2015 verschicken wir den Newsletter an jedem Ersten im Monat durch das Programm MailChimp. Es ist ein für bis zu 2.000 Leser kostenloses Programm, mit welchem man wunderschöne Designs erstellen kann. Sehr hilfreich sind auch die Berichte des jeweiligen Versandes – wieviele Leser haben den Newsletter aufgemacht, wer hat einen Artikel gelesen, etc. Im Newsletter schreiben wir über die neuesten Beiträge auf dem Ahoj-Blog, machen auf unsere Vereinsprojekte aufmerksam und empfehlen kommende osteuropäische Veranstaltungen im Raum München.
Interner Newsletter
Am jedem Dritten des Monats verschickt der 2. Vorstand den internen Newsletter an die Mitglieder. Darin befinden sich alle Informationen zu internen Vereinsangelegenheiten, wie z.B. der letzte Stand der Projekte, wichtige interne Änderungen, kommende Vereinstermien Redaktionsplan des Blogs. Die Projektleiter schicken jeden Monat bis zum 29. ihren Projektstatus an den 2 Vorstand. Das ist sehr hilfreich, denn dadurch sind alle Mitglieder gleich informiert.
Das sind die Organisationsintrumente bei Ahoj, die uns bei der Realisierung unserer Ideen unterstützen.
Habt ihr Fragen? Oder macht ihr was anders? ich freue mich auf eure Kommentare.
ließ, brach sie nach Deutschland auf. Sie nahm ein Studium der Theaterwissenschaften in Erlangen auf, welches sie später in München abschloss. Den Ahoj-Nachbarn-Verein nahm sie von Nürnberg nach München mit und ist seither grenzenlos stolz darauf, dass er Schöpfer solch toller Projekte wie dem polnischen Filmfestival