Mitgliederversammlung & Finanzamt
Die Aufstellung wird für die Mitgliederversammlung benötigt, die bei Ahoj normalerweise im Januar stattfindet. Spätestes einen Monat vor dem Termin wird die Einladung an die Mitglieder verschickt, s. Satzung. Es ist wichtig, die Jahresplanung gleich anzuhängen, denn dann haben die Mitglieder Zeit sie sich in Ruhe anzuschauen und sich Gedanken bis zur Mitgliederversammlung zu machen. Die Jahresplanung muss laut unserer Satzung durch die Mitgliederversammlung genehmigt werden und der Vorstand wird für das vergangene Jahr durch die Mitglieder entlastet. Ebenfalls ist es hilfreich für den eventuellen neuen Vorstand, gleich zu wissen, womit er im kommenden Jahr rechnen kann.
Nicht zuletzt sind die Jahresaufstellungen auch für das Finanzamt wichtig – alle 3 Jahre muss der Verein eine Art Steuererklärung an das Finanzamt abgeben, aus der die Gemeinnützigkeit des Vereins hervorgeht. Deshalb sollten die Haushaltsplanung und -abrechnung klar und verständlich organisiert sein, zumindest aber müssen folgende Aufzeichnungen vorliegen:
- Laufende Aufzeichnung sämtlicher Einnahmen und Ausgaben
- Jahresabschluss (Einnahmen- Ausgaben-Rechnung samt Vermögensübersicht).
Haushaltsplanung
Die Zahlen zur Haushaltsplanung liefert der/die SchatzmeisterIn, das Budget wird vom Gesamtvorstand überprüft und bestätigt. In der Haushaltsplanung werden Erträge und Aufwände prognostiziert.
Mögliche Erträge im Vereinsbudget sind:
- Mitgliederbeiträge, evtl. unterteilt in aktive Mitgliedsbeiträge und Fördermitgliedsbeiträge
- Spenden
- Sponsoren, falls eine Unterstützung des Vereinszwecks durch Sponsorengelder erwartet wird
Mögliche Aufwände im Vereinsbudget sind:
- Büromaterial, Porti, Telefon
- Öffentlichkeitsarbeit
- Internetgebühren (bei Ahoj: ahojnachbarn.eu, ahojmin
ga.de , cinepol.de) - Mitgliederversammlung (Raummiete, Verpflegung,etc.)
Jahresabrechnung: Einnahmen-Überschussrechnung
Zur Jahresabrechnung wird eine Einnahmen-Ausgaben-Rechnung erstellt.
Der Schatzmeister notiert während des Geschäftsjahres sorgfältig jede Ausgabe und Einnahme im Kassenbuch. Bei größeren Projekten sollten die Finanzen immer in enger Zusammenarbeit mit dem Schatzmeister besprochen werden, damit der Überblick im Verein bewahrt wird.
Ganz besonders wichtig ist aber der Vergleich der Bar- und Kontenbestände am Ende des alten Geschäftsjahres mit den Anfangsbeständen des neuen Geschäftsjahres. Ist das nicht der Fall, stimmt die Kassenführung nicht.
Ein gutes Beispiel einer Einnahmen-Ausgaben-Rechnung findet ihr hier.
Über die Kassenführung werde ich noch ausführlicher schreiben, keine Sorge 🙂
Der Schatzmeister erstellt also noch im Herbst die beiden Dokumente und schickt sie an den Vorstand. Danach erfolgt ein gemeinsames Treffen, bei welchem die Budgets besprochen werden.
Ratsam ist es, sich dazu in regelmäßigen Abständen zu treffen – alle zwei, drei Monate. Dank dessen hat der Vorstand die Finanzen im Überblick, weniger Überraschungen und geringeren Aufwand am Ende des Jahres.
Ufff, es waren vielleicht genug neue Begriffe und die Köpfe rauchen wahrscheinlich von der Menge an Informationen. Deshalb Pause an dieser Stelle und nächste Woche machen wir weiter. Zwischendurch könnt ihr natürlich Fragen stellen. Auch morgen bei unserem Stammtisch im Happy Fildjan in der Gabelsbergerstraße 64 um 19:00 Uhr können wir zwei Worte über die Budgetplanung austauschen 🙂
ließ, brach sie nach Deutschland auf. Sie nahm ein Studium der Theaterwissenschaften in Erlangen auf, welches sie später in München abschloss. Den Ahoj-Nachbarn-Verein nahm sie von Nürnberg nach München mit und ist seither grenzenlos stolz darauf, dass er Schöpfer solch toller Projekte wie dem polnischen Filmfestival