Letzte Woche beschrieb ich die Aufgaben des I. Vorstands (spazieren gehen, nachdenken, aufschreiben, kommunizieren, überprüfen oder auch Chancen sehen, Risiko und manchmal Chaos einbringen, Stürme verursachen). Was machen die restlichen zwei Vorstandsmitglieder im Verein – der II. Vorstand und der Schatzmeister?
Ich würde die Verantwortlichkeiten des Vorstandstrios in drei verschiedene Dimensionen aufteilen: die Führungsaufgaben, die Managementaufgaben und die Fachaufgaben. Eigentlich muss es keine richtige Hierarchie dieser Bereiche geben – sie sind alle notwendig und ergänzen sich. Es gibt keine guten und keine schlechten Aufgaben. Natürlich sind diese Dimensionen nicht in Stein gemeißelt, jeder im Vorstand wird immer wieder mit Aufgaben der anderen Bereiche konfrontiert. Da ist auch gut so, so bleibt der Vorstand flexibel einsetzbarer.Es wäre allerdings wichtig, dass das jeweilige Vorstandsmitglied sich sicher ist, welche Aufgaben NUR er/sie – sonst niemand – in seiner/ihrer Position erfüllen kann. Denn das sind die Aufgaben, auf die sie sich konzentrieren sollten.
Der II. Vorstand
Während der I. Vorstand reflektiert, kümmert sich der II. Vorstand um die Verwaltung des Vereins. Kurz und knapp: Er stellt sicher, dass der Laden läuft. Er kümmert sich darum, die bestehenden Prozesse zu verbessern. Ja, es hat viel mit Zahlen, Qualität und Kontrolle zu tun.
Beispiele:
Der II. Vorstand behält im Blick, wie viele Mitglieder rechtzeitig den Mitgliebsbeitrag beglichen haben und welche Einnahmen der Verein davon hat. Die Zahlen und Infos liefert ihm der Schatzmeister. Der II. Vorstand überlegt auch, wie diese Mittel weiter verwendet werden können. Entscheidungen finden natürlich immer im engen Kontakt mit dem I. Vorstand statt.
Er weiß, wie viel Ahoj Mingas letztes Jahr verkauft wurden, wie viele noch zu verkaufen sind. Welche Qualität hat der Verkauf? Was soll verbessert werden? Genauso überprüft er die „harten Fakten“ bei anderen Projekten: Sind die geplanten Kosten tatsächlich einbehalten worden? Wurde das Projekt rechzeitig abgerechnet? Sind alle oder nur ein Teil der Ahoj-Mitglieder wirklich im Projekt involviert? Welche Auswirkung hat dies auf die Stimmung im Verein? Das alles, um sicher zu sein, dass sich das Vereinsrad richtig und ununterbrochen weiterdreht.
Der II. Vorstand schaut sich gerne die Sachen genau an 🙂
In der Praxis bedeutet das:
- Versand des internen Newsletters mit allen wichtigen Infos zu den laufenden Projekten, Neuigkeiten im Verein,
- Aktualisierung des Google-Kalenders mit allen Ahoj-Terminen
- Vorstandskorrespondenz
- Überprüfung der Projektabrechnungen des Vereins
- Überprüfung laufender Prozesse (Mitglieder-Einführung, Öffentlichkeitsarbeit, die Darstellung des Vereins nach außen und intern, Projektarbeiten, etc.)
- Beitrag zum Jahresbericht
- Überprüfung der Jahresabrechnung und des Haushaltplans.
Der König oder in unserem Fall die Königin der Zahlen, unsere Schatzmeisterin, hat eine ganz konkrete Funktion: die Kasse muss stimmen. Egal, ob bei Projekten, Vereinsaufgaben, sonstigen Vorkomnissen – alles wird sorgfältig geprüft, notiert, abgerechnet und abgelegt. Dank dessen sind die Finanzen sauber, der Verein bleibt gemeinnützig und uns bleibt vielleicht noch etwas übrig, um den Glühwein bei der Weihnachtsfeier zu bezahlen.
Der Schatzmeister hat den Überblick über die finanziellen Angelegenheiten und trifft sich auch regelmäßig mit dem Vorstand.
Die Aufgaben des Schatzmeisters sind also
- Führung der Vereinskasse
- Verwaltung und Sammlung der Mitgliedsbeiträge
- Ausführung von Überweisungen
- Unterstützung bei der Projektabrechnung
- Erstellung des Jahresabrechnung und des Haushaltsplanes
- Erstellung des Freistellungsbescheides alle 3 Jahre.
- finanzieller Beitrag zum Jahresbericht.